Электронная почта (e-mail)

Электронная почта является наиболее популярным средством, она значительно удобнее, быстрее и дешевле, чем обычная почта, факс или телефон.
Электронная почта — простое, но весьма полезное средство. Она позволяет передавать разнообразную информацию, предоставляет возможность работы не только с сообщениями, но и с файлами (таблицы, документы, графика, видеоклипы, музыка, речевые сообщения), ее могут использовать и корпоративные программные системы без участия пользователя.
Подключив компьютеры к сети Интернет, компания прежде всего выбирает те услуги, которые связаны с наименьшим риском, дают максимальный эффект, наименее дороги и позволяют как можно скорее начать получать прибыль на инвестированный капитал. Именно таким видом услуг и является электронная почта. Электронная почта — самый дешевый способ укрепления взаимоотношений между компанией и ее клиентами, самый эффективный сегодня способ обмена информацией. Ее использование позволяет существенно экономить время и деньги, благодаря чему расходы на подключение к Интернету окупаются довольно быстро (именно электронная почта является той самой «рабочей лошадкой», которая приносит максимум пользы и удобств во многих сферах деятельности компании). Поскольку преимущества электронной почты очевидны и доступны всем, идея ее использования всегда получает поддержку со стороны руководства и сотрудников компании, что значительно облегчает внедрение новых технологий.
Прежде всего, электронная почта (далее — ЭП) позволяет экономить деньги. Поскольку, как правило, за подключение к Интернету фирма платит провайдеру фиксированную сумму, то при использовании электронной почты не требуется платить за каждое отправленное сообщение дополнительно (в отличие от телефонных разговоров и обычных писем). Это, разумеется, относится не только к отправляемым сообщениям, но и к тем, которые поступают на фирму. Клиенты также получают экономию средств, поскольку им не приходится платить за междугородные телефонные переговоры и за почтовые услуги. Появляется также еще одна статья экономии — за счет перевода в электронный формат всех информационных материалов как для внутреннего, так и для внешнего применения.
Удобство этого дешевого способа связи с клиентами и поставщиками и обмена внешнеторговой информацией связано также с тем, что в отличие от рассматриваемой далее технологии Web, где работа идет в интерактивном режиме и пользователь ожидает немедленной реакции, здесь пользователь не рассчитывает на немедленный ответ. Поэтому представитель компании всегда имеет некоторое время (иногда несколько часов) для того чтобы подготовить ответ, что очень важно, например, при подготовке и согласовании условий внешнеторговой сделки.
Однако возможность экономии — далеко не единственное преимущество этого вида связи. Использование электронной почты повышает производительность труда, и порой весьма существенно. Доставка электронных сообщений осуществляется значительно быстрее, чем доставка писем по обычной почте, адресат получает электронное письмо не в течение нескольких дней, а в течение минут или даже секунд, как бы далеко он ни находился. Еще одно преимущество электронной почты по сравнению с обычной связано с изменением в настоящее время самого характера передаваемых документов: с электронным сообщением можно работать в текстовом процессоре, в программе электронных таблиц или базе данных, причем эта работа выполняется значительно быстрее, поскольку отсутствует необходимость ввода в компьютер информации, напечатанной на бумажном носителе. Все это приобретает особую важность в тех случаях, если нужно постоянно обмениваться документами с другими компаниями или с собственными филиалами.

Copyright 2008. admin@wm-mw.ru